No início de cada ano, a grande maioria dos condomínios fica às voltas da troca da equipe de gestão, e é nessa hora que as dúvidas surgem.

 Como garantir que o novo síndico receba a documentação necessária e o que fazer para tornar essa transição mais tranquila?

 Na realidade, quando ocorre a mudança de síndico ou de administradora no condomínio, o gestor/empresa anterior deverá entregar todos os documentos e objetos referentes ao período da sua gestão que estiverem sob a sua posse. 

Checklist de documentos que normalmente são transmitidos a cada gestão:

• Número de inscrição de CNPJ emitido pela Receita Federal do Brasil;
• Convenção e retificações, se houver;
• Regimento interno;
• Atas de assembleias realizadas;
• Cópia de circulares, cartas de demais comunicados entregues ou divulgados;
• Relação de procedimentos;
• Relatório da última emissão de boletos;
• Balancetes anuais e mensais;
• Apólices de seguro;
• Prestação de contas com comprovantes (notas fiscais e recibos) de pagamentos e compras efetuadas;
• Plantas do condomínio;
• Contratos firmados com fornecedores (comodatos, manutenção, compras);
• Comprovantes de inspeção de extintores, dedetização, limpeza de reservatório de água e caixa de gordura;
• Livro de inspeção do trabalho, livro de registro de funcionários, holerites, cartões ponto e demais documentos dos funcionários;
• Guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais, benefícios e tributos;
• Laudos ocupacionais PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) / PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais);
• Chaves de partes comuns do edifício.

Tudo com protocolo

 A entrega dos documentos de um gestor para outro deverá ser feita mediante protocolo, para segurança de todos os interessados. Acima de tudo, é essencial que haja muito diálogo entre o gestor atual e o antigo para que sejam sanadas as dúvidas, repassados os procedimentos e demais explicações. A experiência de quem já atuou no condomínio pode ser muito válida para quem assume. 

Se houver inconformidades

 Caso verificada qualquer inconformidade, a dúvida deverá ser encaminhada à gestão anterior. Não havendo esclarecimento, será necessário levar o assunto ao Conselho Fiscal do condomínio, ou à auditoria externa (mediante aprovação em assembleia), que analisará a questão. Nessa etapa tenta-se corrigir a irregularidade ou, conforme o caso e mediante decisão em assembleia, é possível ingressar uma ação judicial gestor anterior (somente em casos graves de danos causados por má-fé comprovada).

E se o gestor anterior não devolver a documentação?

 Síndico nenhum pode deter propriedade sob o que é do condomínio. Sendo assim, reter documentos ou qualquer pertence de forma injustificada caracteriza crime de apropriação indébita. Havendo resistência na entrega de documentação, deve-se estabelecer um prazo para regularização e envio dos documentos ou pertences, sob pena de ação de busca e apreensão.

Escrito por:

Karla Pluchiennik Moreira, head de estratégias do Viva o Condomínio e empresas coligadas à rede Condomínios Garantidos.