No final do ano, todo mundo se organiza para colocar a “casa em ordem”. Seja fazendo projetos para as festas, para as férias, para os gastos com as despesas natalinas… Ou seja, o chamado plano de final de ano.

Esse planejamento também deve se estender no condomínio, com o síndico. É necessário pensar em vários fatores importantes para o final do ano.

Este artigo traz algumas obrigações e cuidados que o síndico deve ter neste momento.

É hora de decorar o condomínio para o Natal e Ano Novo!

A compra de adereços para a decoração de Natal merece bastante atenção do síndico. O melhor caminho é levar o orçamento para discussão e aprovação em assembleia. Ou se utilizar, com a devida cautela, do limite disponível em assembleia para o síndico utilizá-lo sem prévio consentimento dos moradores.

Além disso, como cada morador tem um gosto pessoal, sugiro que seja eleita uma comissão de condôminos para decidirem sobre a referida decoração.

Será que o síndico deve disponibilizar uma caixinha de final de ano e abono para os funcionários?

As caixinhas de final de ano e abono deverão estar previstas no orçamento anual do condomínio, pois assim, o condômino terá a possibilidade de dividir essas despesas em parcelas à combinar, se o caso.

Outra opção é deixar, literalmente, uma caixa para ser depositada quantias pelos moradores aos funcionários e prestadores de serviços. E, ainda, se desejar,  um livro para o registro da caixinha dada por cada morador. Esta última sugestão pode trazer um certo desconforto aos condôminos por se tratar, talvez, de um gesto impositivo.

Como se preparar para não gerar inadimplentes nessa época?

Ante os gastos com presentes, confraternizações, amigo secreto e viagens de final de ano, o importante é o condomínio entregar a cota condominial de janeiro antecipada. Primeiro, para lembrar da obrigação financeira. Segundo, para aqueles que se ausentam nesse período. Além disso, se faz importante convocar uma assembleia para definir o orçamento do próximo ano (previsão orçamentária). É fundamental para que os moradores tenham conhecimento dos planos administrativos do condomínio.

Com o final do ano o condomínio deverá ficar atento à segurança

Com a chegada do final do ano e as férias, os condomínios ficam mais vazios e vulneráveis à assaltos. Portanto, a administração e o síndico deverão ficar mais atentos aos eventuais episódios. Com isso, a sugestão é alertar os funcionários e colaboradores sobre esse período dentro do condomínio. Síndico e administração deverão oferecer orientações sobre as regras, normas e cautelas com relação a segurança.

Como fazer com os funcionários na noite de Natal?

Os funcionários do condomínio deverão fazer uma tabela de plantão no Natal e no Ano Novo. Se for utilizar folguistas ou terceiros durante esse período, é importante comunicar os moradores  da referida alteração de funcionários, além do condomínio buscar esses profissionais em agências especializadas para garantir a segurança no referido período.

Os funcionários deverão receber o 13° salário?

Os funcionários registrados diretamente pelo condomínio deverão receber o 13° salário, nos termos da CLT. Já os terceirizados não receberão o 13° salário pelo condomínio, mas sim pela empresa que terceiriza essa prestação de serviços. Já alguns prestadores de serviços, como contadores e/ou administradora poderão cobrar também 13° salário do condomínio, todavia deverá constar, tal pagamento, no contrato de serviços originário. Já os síndicos podem receber o 13° salário também,  desde que, ele conste na Convenção do condomínio, onde está descrita a forma de pagamento do síndico.

E logo, logo chegam os impostos. Planejar é o melhor caminho?

Sim. Planejamento é o melhor caminho! Logo no início do ano será necessário fazer a DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) dos funcionários e de todos os fornecedores que prestaram serviços ao condomínio ao longo do ano e a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), que realiza o controle dos registros do FGTS de funcionários e da arrecadação e concessão de benefícios previdenciários, além da identificação dos trabalhadores com direito ao PIS. Sendo assim, esse período de janeiro e fevereiro serão importantes para o síndico e a administração recolherem todos os documentos necessários para que não haja atropelo em cima da hora.

Posso usar o fundo de reserva nessa época de festas?

É comum, infelizmente, alguns síndicos utilizarem o fundo de reserva quando o condomínio encontra-se apertado financeiramente, mas como sabemos esse fundo somente poderá ser utilizado para emergências que decorram de manutenção e conservação do condomínio, e desde que, aprovado em Assembleia Geral Extraordinária específica.

Concluindo é importante dizer que o planejamento de um condomínio deve ocorrer durante 12 meses e não somente no final do ano, pois qualquer medida incorreta, poderá gerar prejuízos incalculáveis ao bolso de cada condômino

Fonte: Juicy Santos