Publicado em 5 de junho de 2019
Veja como melhorar a gestão financeira do condomínio Melhorar a gestão financeira do condomínio requer conhecimentos técnicos, práticas diárias e muita vontade. Veja algumas dicas.
Melhorar a gestão financeira do condomínio requer conhecimentos técnicos, práticas diárias e muita vontade. Veja algumas dicas.
A gestão de um condomínio se assemelha a de uma empresa. Em ambas existem funcionários, contas a pagar e a receber, movimentação de caixa e o principal: saber gerir corretamente tudo isso.
Assim como na gestão empresarial, a gestão financeira do condomínio requer boas práticas por parte do administrador. Trabalhar diariamente para medir resultados, mensurar problemas, evitar falhas e corrigir os erros são estratégias fundamentais para o síndico que quer ter um bom resultado.
Tudo isso com apenas um único objetivo: garantir o conforto, a segurança e o bem-estar de todos os moradores.
Porém, isso tem um custo que precisa ser bem administrado. Apostar na transparência e na organização são estratégias que irão facilitar o seu mandato.
Pensando nisso, separamos algumas dicas de gestão financeira.
1- Verifique os registros da gestão anterior
Se você acaba de assumir um novo mandato e não fazia parte do conselho fiscal, ou não tinha nenhuma atribuição com a chapa anterior, o primeiro passo é analisar os registros passados. Fazer uma inspeção cuidadosa em pagamentos, movimentações financeiras e balancetes auxiliam muito nesse início de mandato.
– Fique atento para a existência de pagamentos pendentes;
– Observe os valores e veja se estão corretos;
– Verifique se estão registrados;
– E principalmente se o valor depositado em conta corresponde ao balancete apresentado.
Certifique-se de que está tudo resolvido, que não existe nenhuma pendência deixada para trás passível de ser cobrada na atual gestão.
2- Seja transparente
Deixe claro para o conselho fiscal e para os moradores todos os processos relativos à compra, pagamento e recebimento do condomínio. Mantenha um registro completo de tudo que entrou e saiu mensalmente do caixa.
A transparência nas decisões e nas apresentações dos relatórios financeiros garante uma gestão saudável ao longo do seu mandato.
3- Use a tecnologia a seu favor
Atualmente existem softwares especializados em organizar o processo financeiro do condomínio. É válido que você leve em consideração a adoção desses programas, uma vez que a gestão está cada vez mais integrada.
Criação e acompanhamento do fluxo de caixa, visualização de balancetes, criação e projeção financeira ajudam a embasar tomadas de decisões.
4- Mantenha um fundo de reserva
Mesmo com um bom planejamento, imprevistos acontecem. Por isso, é recomendado manter um fundo de reserva para situações emergenciais.
Assim como em outros processos dentro do condomínio, é necessário que ocorra uma consulta prévia antes do fundo ser utilizado. Prestar contas sobre a utilização dessa reserva é obrigatório.
Não se esqueça de criar uma conta bancária separada das demais para esse tipo de poupança. Tudo isso ajuda na transparência da sua gestão.
5- Fique de olho nos inadimplentes
Desenvolver uma planilha com o histórico de pagamento de todos os condôminos ajuda a visualizar a real situação financeira do condomínio. Como o condomínio, nesse sentido, difere muito de uma empresa, por não possuir outra forma de arrecadação que não seja o pagamento da taxa condominial, saber quem são os inadimplentes se torna muito relevante.
A identificação dos devedores crônicos possibilita que a sua gestão trabalhe com a arrecadação real do condomínio.
Porém, isso não quer dizer que você irá esquecer os inadimplentes durante o seu mandato. Investir no diálogo é uma saída, muitas vezes infrutífera.
Nesses casos, uma alternativa possível para dar um folego extra ao caixa do condomínio é a contratação de uma garantidora de cobrança.
6- Faça uma boa gestão de gastos
Avaliar e reavaliar quando e a melhor maneira de gastar o dinheiro do condomínio, sempre que necessário, é outro passo quando o assunto é a gestão financeira do condomínio.
Se questione sempre sobre os gastos atuais do condomínio e se eles estão valendo a pena.
Antes de incluir um novo custo, avalie se ele é realmente necessário. É possível encontrar outra opção financeira mais em conta com as mesmas garantias de serviço?
7- Faça reuniões periódicas
Criar uma rotina de prestação de contas é fundamental. Parta do princípio que o conselho fiscal é um aliado da sua gestão. Apresente relatórios financeiros, peça ajuda na hora de tomar decisões e avalie. É sempre bom pensar em conjunto.
Não se esqueça de redigir uma ATA do encontro, documento no qual deverão estar registradas todas as discussões e decisões realizadas no dia.
8- Reduza ao máximo os desperdícios
Se não é possível eliminar despesas, os desperdícios certamente são. Água, luz e conservação são algumas das despesas passíveis de redução se o síndico investir na conscientização do condômino por meio de campanhas.
Investir na eficiência energética, como a troca de lâmpadas, ou acendimento automático por meio de sensores garante uma redução significativa nos gastos de energia elétrica.
É possível, também, investir em sistemas de captação da água da chuva para ser usada na limpeza de áreas comuns. Investimentos que no início oneram o condomínio, mas que em um futuro próximo se mostram benéficos.
Por fim, vale ressaltar que uma boa gestão financeira no condomínio passa pela elaboração de uma previsão orçamentária e o seu acompanhamento diário. Não deixe que as planilhas falem pela sua gestão. Mas não se esqueça delas.
O trabalho em conjunto, aliando tecnologia e prática é que irá tornar o seu mandato melhor.
Por: Guilherme de Paula Pires
Redação Viva o Condomínio
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