No início de cada ano ocorre grande parte das assembleias condominiais. Quando há a troca de síndico, o gestor anterior deverá entregar todos os documentos e objetos referentes ao período da sua gestão que estiverem sob a sua posse. Mas como garantir que o novo síndico receba a documentação necessária?

TROCA DE SÍNDICO COM PROTOCOLO

A entrega dos documentos de um gestor para outro deverá ser feita mediante protocolo, para segurança de todos os interessados. Acima de tudo, é essencial que haja muito diálogo entre o gestor atual e o antigo para que sejam sanadas as dúvidas, repassados os procedimentos e demais explicações.

Se houver inconformidades

Caso verificada qualquer inconformidade, a dúvida deverá ser encaminhada à gestão anterior. Não havendo esclarecimento, será necessário levar o assunto ao Conselho Fiscal do condomínio, ou à auditoria externa (mediante aprovação em assembleia), que analisará a questão. Nessa etapa tenta-se corrigir a irregularidade ou, conforme o caso e mediante decisão em assembleia, é possível ingressar uma ação judicial gestor anterior (somente em casos graves de danos causados por má-fé comprovada).

E SE O GESTOR ANTERIOR NÃO DEVOLVER A DOCUMENTAÇÃO?

Síndico nenhum poderá deter propriedade sob a documentação do condomínio. Sendo assim, reter documentos ou qualquer pertence do condomínio de forma injustificada caracteriza crime de apropriação indébita. Havendo resistência na entrega de documentação, deve-se estabelecer um prazo para regularização e envio dos documentos sob pena de ação de busca e apreensão.

Checklist do que deve ser verificado:

– Chaves de partes comuns do edifício;

– Comprovante de CNPJ emitido pela Receita Federal do Brasil;

– Convenção e regimento interno;

– Apólices de seguro;

– Prestação de contas com comprovantes (notas fiscais e recibos) de pagamentos e compras efetuadas;

– Plantas do condomínio;

– Livro de inspeção do trabalho, livro de registro de funcionários, holerites, cartões ponto e demais documentos dos funcionários;

– Guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais, benefícios e tributos;

– Circulares, cartas de demais comunicados entregues ou divulgados;

– Atas de assembleias;

– Contratos firmados com fornecedores (comodatos, manutenção, compras);

– Comprovantes de inspeção de extintores, dedetização, limpeza de reservatório de água e caixa de gordura;

– Relatório da última emissão de boletos;

– Balancetes anuais e mensais.

Dica extra: A cada troca de gestão, é recomendável tirar as certidões federais e judiciais do condomínio, incluindo as trabalhistas.