Hoje está se tornando cada vez mais comum as administradoras oferecerem, além da pasta física com balancetes e comprovantes de pagamento impressos no papel, os mesmos documentos digitalizados em CD, em um pen drive ou no site da empresa. Digitalizar a papelada é uma maneira de deixar os documentos cada vez mais acessíveis para todos e também aumentar a velocidade com que as informações chegam aonde precisam chegar, além de reduzir custos com impressão e ajudar o meio ambiente.

A digitalização de documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos. Este processo de digitalização é indicado para empresas que possuem documentos que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada, como é nos casos de condomínios. Além dos documentos que constem nas pastas de prestação de contas mensais, toda a papelada trabalhista também pode ser deixada no formato digital, assim como contratos de prestação de serviços e de manutenção ao condomínio.

As administradoras buscam através da digitalização dos documentos, uma forma mais organizada, rápida e eficiente de apresentar aos seus clientes os resultados de sua gestão, permitindo ao Condomínio, seus Síndicos e Conselheiros um melhor acesso aos dados, e uma melhor gestão dos recursos disponíveis, para auxiliar na tomada de decisões. Do ponto de vista estratégico, otimizam sua performance, melhorando sua imagem corporativa perante os seus clientes, sendo a digitalização dos documentos uma poderosa ferramenta para alavancar novos negócios.

Fonte: Seu Condomínio