O que é previsão orçamentária de condomínio?

Em resumo, a previsão orçamentária é o processo de análise e decisão sobre como será gasto o dinheiro arrecadado pelo condomínio durante o ano seguinte. É uma previsão das despesas futuras do condomínio baseada nos custos dos meses anteriores.

A previsão orçamentária deve ser apresentada pelo síndico e conselho fiscal à assembleia geral ao menos uma vez por ano, obrigatoriamente. A prática pode ser realizada em dois períodos: no final do ano ou durante o início do ano vigente, de janeiro a março. A escolha do período fica por conta das normas estipuladas pela convenção do condomínio.

É importante ressaltar que o dinheiro em questão é toda a quantia que entra na conta do condomínio. Ou seja: as taxas de condomínio e aluguéis de áreas comuns. É com base na previsão orçamentária que é feita a atualização do valor da taxa condominial. Desta forma, uma previsão orçamentária para condomínio bem feita pode significar menos despesas para os moradores ao longo do ano.

É essencial que a previsão orçamentária condominial leve em consideração as necessidades e compromissos do empreendimento e dos moradores. O objetivo final sempre deve ser a valorização do imóvel e a melhoria da vida em comunidade.

Como fazer uma previsão orçamentária condominial?

Uma boa previsão orçamentária de condomínio requer paciência e atenção aos detalhes. Em primeiro lugar, o síndico e o conselho fiscal precisam montar uma relação de todas as despesas que o condomínio teve ao longo dos meses.

Nessa lista deve constar cada item a seguir:

• Custos com contas de água e luz;
• Folha de pagamento dos funcionários;
• Pagamento de férias, 13º salário, rescisões contratuais;
• Pagamento de impostos;
• Equipamento de segurança;
• Contribuições previdenciárias;
• Contratos com prestadoras de serviço;
• Manutenções preventivas;
• Material de limpeza e escritório;
• Valor do seguro condominial.

Gastos sazonais também precisam ser considerados na hora de montar o planejamento. Determinadas épocas do ano resultam em um aumento de despesas. Por exemplo, é natural que o valor da conta de água aumente durante o verão.

O cálculo precisa ser feito levando em consideração uma margem para imprevistos. Por isso, arredonde os valores um pouco para cima para que exista uma folga.

Se o empreendimento conta com o serviço de uma administradora de condomínios, talvez seja preciso pedir auxílio na hora de arrecadar as informações necessárias para montar o planejamento.

Em seguida, deve ser feita uma análise criteriosa sobre as melhorias e manutenções que o condomínio precisa fazer no próximo ano. Existe alguma obra que precisa ser feita no imóvel? O condomínio está em dia com a documentação de prevenção contra incêndios?

Defina quais são as urgências e busque orçamentos para especular os gastos previstos. Assim, a previsão orçamentária do condomínio chegará mais próxima possível da realidade. Ao adicionar essas questões na previsão orçamentária, evita-se a necessidade de convocar reuniões de assembleia extras para aprovar esses orçamentos.

O fundo de reserva também pode fazer parte do orçamento. Entretanto, é preciso consultar a convenção do condomínio para conferir se a prática é permitida.

Todos esses dados coletados devem ser adicionados a uma planilha de previsão orçamentária para condomínio em excel. Ao final, some todos os valores e divida o resultado por doze.

Checklist de previsão orçamentária do condomínio

Para resumir, separamos um checklist de ações que o síndico precisa tomar ao montar uma previsão orçamentária de condomínio:

• Levar em consideração os gastos do ano anterior;
• Levantar dados sobre a inadimplência no condomínio;
• Prever contribuições previdenciárias dos funcionários, assim como férias e 13º salário;
• Calcular a folha de pagamento dos funcionários contratados;
• Rever contratos que serão renovados, buscando recombinar valores;
• Listar obras e manutenções que deverão ser feitas ao longo do ano;
• Considerar a inflação do período;
• Montar o planejamento levando em consideração uma margem para imprevistos.

Aprovação da previsão orçamentária do condomínio

Após reunir todas as informações importantes, o síndico precisa apresentar a previsão orçamentária condominial para os moradores. Deve ser convocada uma reunião de assembleia com pauta específica para o tema.

Assim como na prestação de contas, o síndico pode preparar um material para distribuir aos condôminos antes da apresentação. Além disso, é importante cuidar para que a assembleia não se torne tediosa. Falar sobre números pode ser complicado, então busque simplificar os termos. Aproveite para usar gráficos e outros elementos visuais.

A aprovação da previsão orçamentário do condomínio é feita com a maioria simples dos votos dos condôminos.

Após a aprovação, é importante mostrar aos condôminos o desenvolvimento das coisas. Para isso, o síndico pode apresentar o balancete mensalmente. Assim, é possível comprovar que as necessidades do condomínio estão sendo atendidas sem comprometer a saúde financeira do empreendimento. Também podem ser enviadas circulares para os moradores através de um software de administração condominial, como o TownSq.

Se a previsão orçamentária não for aprovada, continua valendo a previsão realizada no ano anterior. Logo, não há reajuste no valor da taxa condominial. Caso isso ocorra, o síndico precisa explicar à assembleia que os gastos para o próximo ano são maiores do que as receitas. Portanto, será necessário realizar cortes de despesas no condomínio. Toda essa conversa e decisões tomadas deverão ser descritas em ata.

Planilha de previsão orçamentária de condomínio

A melhor forma de visualizar todos os valores de uma previsão orçamentária de condomínio é utilizando uma planilha. O documento pode ser feito com o Excel ou através de um sistema de gestão de condomínio.

O importante é que a planilha ofereça a opção de somar, dividir e informar a porcentagem de forma automática. Afinal, ninguém merece ficar fazendo cálculo em plena era digital, não é mesmo?

Fonte: Town Sq