É comum o uso de procurações em assembleia, seja para atingir quóruns longínquos como 2/3 dos votos dos condôminos, ou até mesmo para que o procurador possa se municiar de maior poder de representação. Lembrando que é válida cláusula convencional que limite o número de procurações por pessoa e até mesmo cláusulas que impeçam a outorga da procuração a determinadas pessoas, tais como síndicos e presidente da mesa. De toda forma, é certo que esta modalidade é legal, desde que observadas as regras inerentes à prática.

As procurações podem ser outorgadas por pessoas capazes, nos termos do Código Civil, sem qualquer impedimento legal. O instrumento terá valor com a assinatura daquele que transfere poderes a outrem para representá-lo em seu nome (art. 654 do Código Civil).

O instrumento de procuração deve conter local em que foi exercido, ou seja, a cidade em que a pessoa realizou o instrumento, qualificação daquele que passou os poderes, bem como daquele que os recebe. Deve constar ainda no termo, a data e o fim ao qual se destina a procuração com a clareza dos poderes conferidos, como por exemplo: para representar na assembleia de determinada data (§ 1º do art. 654 do CC).

A procuração pode ser outorgada por prazo indeterminado, porém o indicado é que seja outorgada para cada assembleia, deixando claros os poderes conferidos, tais como votar, ser votado, aprovar contas etc.

Também não é cabível exigir que procurações tragam a forma pública para a representação em assembleia, o que somente poderá ser exigido quando a lei assim determinar.

Procurações emanadas no ato da assembleia, de forma verbal, têm valor legal. Para tanto é imperioso que seja realizada de forma verbal pelo outorgante, e que se faça constar em ata os poderes conferidos ao outorgado para fins de comprovação da validade dos atos. Se o condomínio optou em não aceitar procuração verbal, tal situação deve estar prevista na convenção (art. 656 e 657 do CC). Não caberá à assembleia impedir.

A possibilidade de emitir poderes verbalmente não significa que o outorgado possa passar procuração por mensagem de voz via WhatsApp, ou enviar o instrumento de forma eletrônica ao celular do amigo. Pelo menos por enquanto estas não são formas aceitas de se fazer procurador.

Pessoas mal-intencionadas muitas vezes se valem de procurações revogadas e de pessoas falecidas, utilizando-as de forma inadvertida, maculando o resultado de votações em condomínios. Usar tais documentos na forma descrita são tipificadas no crime de uso de documento falso, art. 304 do Código Penal, e de falsidade ideológica, art. 299 do CP.

Nestes casos é recomendado que se exija em assembleia que as procurações utilizadas façam parte constante da ata, pois aquele que as utiliza fraudulentamente, procura esconder o documento. E com a inserção na ata e consequente registro das procurações no CDT (Centro de Estudos e Distribuição de Títulos e Documentos), fica fácil a verificação da sua validade e o pedido de anulação do documento no âmbito administrativo e judicial, se necessário.

Faz-se necessário ainda esclarecer que o condomínio poderá exigir que o instrumento de procuração traga a firma reconhecida (art. 654., § 2º, CC), situação que poderá inclusive ser requerida em assembleia, concedendo àquele que portar o documento a possibilidade de validar no prazo estipulado pela assembleia, sob pena de invalidação do cômputo do voto. Embora este não seja o melhor caminho, é uma opção usualmente utilizada.

O recomendável, por tratar de uma possibilidade legal, é que o condomínio defina a exigência do reconhecimento de firma previamente no edital ou na convenção.

O julgamento da Apelação 20140111658553 no TJ-DF – em 03/02/2016, pela 6ª Turma Cível, contou com voto do relator no Desembargador JAIR SOARES no seguinte sentido:

“Procurações outorgadas por condôminos, com poderes para representar condôminos na assembleia, ainda que não contenham firmas reconhecidas, são válidas, sobretudo se a convenção do condomínio não faz semelhante exigência e no edital de convocação da assembleia não foi previsto que seria necessário reconhecer a firma do outorgante na procuração. 6 – Impedir que os condôminos que estavam representados por procurador pudessem votar na assembleia, com a justificativa de falta de reconhecimento de firma nas procurações, torna irregular a assembleia,  

Ou seja, a falta de reconhecimento de firma não é impeditiva para a votação no condomínio, salvo se a convenção ou se o edital assim o exigiu.

A procuração pode ser eficiente ferramenta para a gestão condominial, mas seu uso irregular e inadvertido pode trazer problemas e prejuízos à massa condominial.

*Dr. Rodrigo Karpat, advogado militante na área cível há mais de 10 anos, é sócio fundador do escritório Karpat Sociedade de Advogados e considerado um dos maiores especialistas em direito imobiliário e em questões condominiais do país. Além de ministrar palestras e cursos em todo o Brasil, é colunista da ELEMIDIA, do portal  IG, do site Síndico Net, do Jornal Folha do Síndico, do Condomínio em Ordem e de outros 50 veículos condominiais, além de ser consultor da Rádio Justiça de Brasília  e ter aparições em alguns dos principais veículos e programas da TV aberta, como É de Casa, Jornal Nacional, Fantástico, Programa Mulheres, Jornal da Record, Jornal da  Band etc. Também é apresentador do programa Vida em Condomínio da TV CRECI. É membro efetivo da comissão de Direito Condominial da OAB/SP.