Semana passada recebi consulta acerca de uma associação de moradores que possuía gestão própria onde não havia prestação de contas muito menos apresentação de pastas mensais aos associados. Acabaram contratando uma grande administradora para que houve gestão transparente e que os relatórios e as pastas de prestação de contas fossem divulgados no site e apresentadas de forma física. Mas a diretoria informou que não gostaria que fosse divulgada a relação de inadimplentes, como relatório integrante da pasta de prestação de contas pois aparece o nome dos associados. E solicitaram para a administradora tirar as pastas do site. Gostariam que o assunto fosse deliberado em assembleia.

De fato, é uma questão polêmica, mas se fizermos uma analogia, mesmo em condomínio ou na própria associação, o fato deles não prestarem contas para os associados naturalmente podem ser objeto de questionamento. Na realidade, qualquer associado ou qualquer condômino podem questionar porque, além de ser um direito, é uma forma de exigir transparência, ou seja, querem saber onde está sendo empregado o dinheiro que é arrecadado, então, quando você é síndico ou presidente de uma associação e administra bens, interesses e dinheiro de terceiros, nasce contra você uma obrigação de prestar contas daquilo que estou fazendo e para aquilo que fui eleito, então, a gestão dessa associação quis dar transparência e apresentar as pastas mensais de prestação de contas mesmo que de forma virtual, via site.

A relação de devedores, com os nomes e o próprio CNPJ e dados do condomínio ou associação e até de seu presidente estão na pasta mensal porque ali está anexada a conta da energia, água, contratos, propostas que são enviadas, ficando automaticamente identificados porque é para o cumprimento de uma obrigação legal, inclusive, o próprio banco, de acordo com as regras do Banco Central, exige o mínimo de informação possível e necessária para desenvolver o trabalho, ou seja, para você emitir um boleto bancário é necessário informar o CPF. Assim, para realizar qualquer pagamento é necessário ter o nome completo e CPF do associado ou condômino. Dessa forma, essa questão de não incluírem a relação de devedores na pasta que vai ser escaneada e colocada no site é relativa porque quem vai acessar serão os associados, através de login e senha, e por outro lado a associação está prestando contas de quem são os devedores. Até mesmo em uma assembleia a diretoria pode informar quem são os devedores, por exemplo, a unidade x que é devedora ou lote y, sendo essa a forma correta de identificar um devedor, ou seja, não se fala o nome do proprietário, evitando-se que os devedores aleguem terem sido expostos.

Dentro das obrigações de um síndico ou presidente e em respeito ao princípio da transparência deve ser informando para a massa de proprietários que será necessário fazer um rateio, por exemplo, em razão da dificuldade de arrecadação pois algumas unidades não pagaram e com certeza os moradores questionarão quais são as unidades, por esse motivo, não devo falar o nome, mas posso esclarecer o número das unidades.

Mas, se ainda assim algum proprietário quiser saber quem são os devedores, poderá se dirigir administração ou a administradora, e solicitar a pasta ou mesmo através do site com login e senha, então, explicando isso direitinho em assembleia dificilmente você vai ter qualquer tipo de problema. Lembrando que o acesso ao site ocorre através de login e senha, individual, possibilitando a identificação do proprietário que acessou.

Vale destacar que algumas informações são públicas, por exemplo, se solicitar a certidão de matrícula atualizada de uma unidade autônoma junto ao cartório de registro de imóveis você terá acesso ao nome, RG e CPF, mas para isso terá que informar o motivo, finalidade para requisitar aquela certidão.

Por fim, recomendei que seja conversado com o responsável pela área de TI para que seja colocado termo de consentimento no site, assim, no momento de acessar as pastas mensais de prestação de contas seja esclarecido que as informações contidas são sigilosas que não poderá ser transmitida para ninguém. Se a associação ou o condomínio tiverem feito algum tipo de adequação no que se refere a LGPD minimizará eventual vazamento de dados. Cabe ainda tentar, via TI, a anonimização dos dados, que é um dos princípios da LGPD.