Na minha segunda experiência como síndico morador, logo após a minha eleição fui examinar os balancetes e vi em vários comprovantes e extratos o nome da administradora como titular. Tomei um susto. “Que diabo é isso???” Embora ainda não soubesse da existência da chamada conta pool, já não gostei dela de saída. Me incomodou profundamente ver que, nos registros de pagamentos, comprovantes, etc, o nome do pagador era o da administradora, e não o do condomínio. Só então fui buscar saber melhor do que se tratava.

A origem do nome “pool” é porque essa palavra inglesa pode ser interpretada como “acordo temporário entre duas ou mais empresas para execução de determinado projeto, formando um caixa único” (Dicionário Oxford), ou “uma união de fato entre empresas para a manutenção compartilhada de uma atividade ou serviço comum” (jus.com.br).

Uma conta corrente é uma conta bancária comum em nome do condomínio, que permite que as despesas e receitas sejam gerenciadas separadamente. Essa, todo mundo conhece. É a opção mais comum e amplamente utilizada pelos condomínios. Da mesma forma que a sua conta corrente pessoal, as transações financeiras movimentadas ali dentro são exclusivas daquele condomínio, feitas em nome do condomínio. As despesas e receitas são facilmente rastreáveis e o saldo é atualizado em tempo real. Isso torna mais fácil para o síndico ou administrador do condomínio controlar as finanças e tomar decisões financeiras. Nesse ambiente, o controle é 100% do síndico, permitindo inclusive que os lançamentos dos pagamentos sejam feitos pela administradora diretamente na conta e fiquem aguardando apenas a sua autorização para serem efetivados. Note que, neste modelo, a administradora tem acesso apenas a ler extratos e fazer lançamentos, ou seja, ela não movimenta a conta.

A conta pool também é uma conta corrente comum, só que da administradora, que tem total controle sobre qualquer operação – inclusive saques -, enquanto o síndico sequer tem acesso para visualização dos extratos. Ela centraliza as finanças de vários condomínios administrados por ela. Isso significa que todas as receitas e despesas desses condomínios são registradas em uma única conta, o que facilita o gerenciamento financeiro para a administradora, mas reduz a transparência para o síndico ou gestor condominial.

Há algumas características da conta pool que exigem reflexão e atenção antes de optar por ela. Uma delas é que pode ser mais difícil para os síndicos e moradores do condomínio monitorar suas despesas e receitas. Como todas as transações financeiras são registradas em uma única conta, para saber exatamente quanto dinheiro está sendo gasto em despesas específicas, é preciso recorrer ao controle feito pelo sistema financeiro utilizado pela administradora, que faz a segregação dos lançamentos de cada condomínio. Como isso nem sempre ocorre de forma automática (ou seja, depende de lançamentos manuais feitos pela equipe financeira da administradora), isso pode levar algum tempo. Para essas leituras serem confiáveis e precisas, a administradora precisa manter um controle muito rigoroso das movimentações, dos saldos e dos lançamentos.

Outra desvantagem da conta pool é que, pelo fato dos recursos do condomínio estarem depositados na conta de terceiros, o síndico não consegue ter acesso direto a essa conta, e isso pode ser um problema caso haja necessidade de movimentação emergencial, digamos, durante um final de semana ou feriado. Nesse caso, é preciso acionar alguém da administradora, que por sua vez acessará a conta. E isso nem sempre ocorre na agilidade necessária à situação. Com uma conta pool, por exemplo, o síndico não consegue fazer um PIX.

E tem mais dois itens extremamente sensíveis que precisam ser considerados. O primeiro é que empresas podem quebrar…. Administradoras também. E se ela quebra com o dinheiro do condomínio na conta… Bem, você pode imaginar. O segundo é que podem ocorrer fraudes e desvios, e quando o síndico souber, será tarde demais, pois não há como acompanhar em tempo real.

A conta pool não é ilegal. Eu, particularmente, não gosto desse modelo, mas há casos em que ela é a única solução. Um exemplo disso são os chamados “condomínios de fato” (mas ainda não de direito), que é quando um condomínio ainda não foi formalmente constituído, e por não possuir CNPJ, não pode abrir uma conta bancária, dentre outras restrições. Sem a opção da conta pool, a gestão financeira precisaria ser através da conta PF do síndico, ou “no dinheiro”, ambas totalmente irregulares.

Muitas administradoras incentivam os condomínios a utilizar esse modelo, dentre outros motivos porque ter muito dinheiro em conta permite que ela gere receitas extras através de aplicações no mercado financeiro, tenha acesso a linhas de crédito mais baratas e aplicações com melhor remuneração, faça empréstimos aos condomínios sob sua carteira, dentre outros, funcionando quase como uma financeira.

Por fim, a escolha entre conta corrente e conta pool depende das necessidades específicas de cada condomínio. Minha recomendação é que o síndico se informe bastante sobre vantagens e desvantagens, que convide o conselho a participar dessa discussão e, se optarem por ela, que aprove essa decisão em assembleia, formalizando-a em ata.