Todo mundo (ou a maioria) sabe que os balancetes são os relatórios financeiros mais importantes da gestão financeira do condomínio. É neles que constam os lançamentos de receitas e despesas, feitos mês a mês, alocados nas suas respectivas rubricas. É com base neles que o síndico faz leituras importantes da movimentação financeira, inadimplência, desvios dos valores orçados na previsão orçamentária em relação ao realizado, saldos de caixa e de fundos etc., para daí extrair informações que se tornarão decisões.

Da primeira vez que fui síndico, já dominava questões financeiras e planilhas orçamentárias por força da minha formação acadêmica e da minha profissão. E foi isso que me salvou de um episódio marcante, ocorrido na primeira semana da minha primeira experiência como síndico. Mas antes de contar essa história, preciso que você entenda qual era o cenário da gestão que eu herdei.

Era um condomínio pequeno, de apenas 12 casas, cuja administração era… vamos chamar de “caseira”, pra não usar um termo mais pejorativo. Só pra citar alguns exemplos, as cotas condominiais eram recolhidas pelo próprio síndico, que batia de porta e porta para colher os cheques… Depois ele mesmo levava esses cheques para depositá-los no banco, numa agência que ficava do outro lado da cidade… E um outro exemplo – que tem tudo a ver com o objetivo deste artigo – era este: os impostos não eram pagos diretamente aos órgãos. O escritório de contabilidade que nos assessorava informava o valor total dos impostos, o síndico fazia um cheque nesse valor e entregava ao escritório, que então fazia os pagamentos. Um caminho meio esquisito, mas parecia trazer conforto aos síndicos que me antecederam e, em tese, resolvia o problema, não é? Vejamos.

Os balancetes vinham desse escritório sempre reluzentes: nenhuma pendência! Tudo pago rigorosamente em dia! Até que um dia um tal de Sérgio Gouveia foi eleito síndico e resolveu fuçar isso um pouco mais a fundo…

Uma das primeiras coisas que fiz foi entrar na internet e tentar emitir as CNDs (Certidões Negativas de Débitos) do condomínio:

• CND do INSS;
• CND do FGTS;
• CND Tributos Federais (IRRF, PIS, COFINS, CSLL);
• CND Trabalhista;
• CND do ISS (ISS retido de prestadores de serviços).

Era apenas um double check, já que os balancetes informaram que estava tudo ok. Porém, em poucos minutos, descobri que tínhamos pendências no INSS e no FGTS… É tudo extremamente simples. Se você entra no site do órgão, insere o CNPJ e a CND é emitida, tudo ok. Porém, se o sistema retorna uma mensagem do tipo “As informações disponíveis não são suficientes para a comprovação automática da regularidade do empregador perante o… [nome do órgão]”, pode ter certeza: o condomínio tem alguma pendência. E nos dois casos, foi essa mensagem que apareceu pra mim.

Ué, como pode ser? Os balancetes estão dizendo que está tudo pago! É aqui que entra o pero no mucho do título deste artigo.

Quando algo assim acontece, há algumas possibilidades, e nenhuma delas poderá ser resolvida online:

• O condomínio realmente está em dia, pagou tudo certinho, mas o sistema do órgão não registrou.
  Nesse caso é só ir lá apresentar os comprovantes de pagamento, solicitar a baixa das pendências e fim do problema.
• O condomínio acha que pagou tudo certinho, mas houve algum tipo de discrepância de cálculo, gerando uma diferença a pagar.
  Mesmo procedimento: ir até o órgão e buscar saber como regularizar, e pagar.
• O condomínio realmente está inadimplente de uma ou mais obrigações fiscais.
  Mais uma vez, a solução é dirigir-se ao órgão para inteirar-se da situação, tomar ciência do débito e, se for o caso, buscar parcelamento. Isso é urgente, pois se não for tomada essa providência, o débito poderá ser inscrito na dívida ativa, trazendo consequências mais graves para o condomínio.

O meu caso foi este último. Vou explicar. Um funcionário do escritório de contabilidade pegava o cheque, sacava, ficava com o dinheiro e lançava no balancete que aqueles impostos estavam pagos. Resumindo: fraude.

Convoquei uma reunião de emergência com a dona do escritório, expus os dados, formalizei a denúncia e dei prazo para resolução. Ela prontamente demitiu o funcionário e resolveu todas as pendências, obviamente arcando com pesadas multas de mora. Me entregou todas as CNDs e comprovantes de pagamentos e, em seguida – obviamente – rescindi contrato com ela e contratei uma administradora.

Fiquei pensando comigo: quantos síndicos despreparados passam anos e anos sendo ludibriados até receberem uma notificação informando que o condomínio foi inscrito no Cadin…

Eu quero crer que modelos de administração tão furados quanto a que eu herdei são cada vez mais raros, se é que ainda existem (por favor, me diz que não é o seu caso…) Porém, uma fraude como essa que eu relatei é perfeitamente possível para condomínios que mantém a chama a conta pool. O motivo é simples: com esse tipo de conta você jamais receberá um extrato informando que o valor X saiu da conta do condomínio e foi pago ao favorecido Y. Em outras palavras, ou a administradora envia um comprovante de pagamento da guia de recolhimento, ou você tem que acreditar no que a administradora está dizendo.

Se você não sabe o que é conta pool, recomendo ler este meu outro artigo: Conta Pool, que diabo é isso?

A solução, senhoras e senhores, é tão simples quanto descrevi mais acima: solicitar da administradora ou do escritório de contabilidade (ou você mesmo fazer isso) todas essas CNDs a cada 6 meses ou um ano.

E para fazer isso, o caminho também é simples. Dá um Google! “Emitir cnd inss”, “Emitir cnd fgts”, e por aí vai… Verifica se o link é do órgão oficial, entra na página e segue as instruções.

Aposto que você ficou curioso/a e vai fazer isso agora mesmo, acertei? 😉 Boa sorte!!