A gestão de um condomínio envolve um grande volume de informações. Para evitar mal-entendidos, dar transparência e inspirar confiança nos moradores, é essencial organizar a comunicação condominial.

O síndico deve enxergar esse processo como uma forma de otimizar seu tempo, uma grande vantagem para quem divide a administração do condomínio com outras atividades.

Ter processos claros de comunicação condominial evita conflitos por desinformação, além de reduzir a quantidade de chamadas diretas ao síndico para tirar dúvidas, relatar ocorrências ou solicitar informações.

Comunicação condominial: clareza e objetividade

Se a gestão do condomínio pode ser comparada à de uma empresa, então a comunicação interna deve ser levada tão a sério quanto num ambiente profissional.

A circulação de informações entre os moradores de um condomínio precisa ser clara, concisa e objetiva.

Quem nunca entendeu errado o sentido e a intenção de uma frase, devido a uma vírgula mal colocada ou a uma palavra com duplo sentido?

É um risco que o síndico não pode correr.  Manifestações por escrito, áudio ou vídeo, mesmo que em aplicativos informais de mensagens, são registros legais e o síndico se responsabiliza por isso.

Se você não sabe por onde começar, acompanhe as dicas a seguir.

Planejamento da comunicação condominial: como começar

Tire um tempo para planejar a estratégia da comunicação em seu condomínio. Pense que esse prazo será economizado lá na frente.

A primeira coisa que deve ser feita é a definição dos canais que serão utilizados e de que tipo de conteúdos serão divulgados em cada um. Os canais podem ser digitais ou físicos. Conheça exemplos.

Canais digitais

Redes Sociais: as mais populares no Brasil são Facebook e WhatsApp. São gratuitas e estão acessíveis na palma da mão, com os smartphones. Nas duas redes, é possível criar grupos específicos para troca de mensagens. Uma sugestão para não inundar seu celular de notificações desnecessárias é criar regras para uso dos grupos, evitando memes, discussões sobre temas sem relação com o condomínio, mensagens de bom dia etc.

• Use para: assuntos urgentes, pedidos de reparos, avisos sobre interrupção de serviços, lembretes de reunião ou assembleia, grupos de discussão sobre temas específicos. Evite discussões por esses canais. Em casos mais sensíveis, tratar de forma privada ou pessoalmente.

Aplicativos: existem plataformas para Web e app utilizadas por síndicos e administradoras de condomínio para conversar com os moradores. Elas são até mais recomendadas do que as outras plataformas. Um exemplo é o Winker.

• Use para: organizar e agilizar a comunicação entre síndicos e administradoras.

E-mail: ao contrário das redes sociais e do WhatsApp, que são mídias mais ágeis, o e-mail tem um caráter mais formal e perene. A comunicação condominial por e-mail gera economia com a redução do consumo de papel.

• Use para: enviar documentos importantes, comunicados formais; avisos sobre rateio de custos de obras de manutenção e serviços especiais de limpeza; atas de assembleia.

Informativos: uma publicação online enviada por e-mail, também conhecida como newsletter, com periodicidade fixa: quinzenal, semanal ou mensal. É um meio interessante de divulgação, pois dá transparência à gestão do síndico e aproxima os moradores uns dos outros. Esse tipo de comunicado pode ser usado para estreitar laços de confiança e promover o fortalecimento da comunidade, criando um ambiente mais seguro.

• Use para: compartilhar regras de convivência do condomínio, ausência de prestadores de serviços, comunicar as novidades daquele período, apresentar personagens do prédio (moradores ou funcionários), datas comemorativas etc.

Canais físicos

Se hoje as pessoas se falam mais por meios digitais do que presencialmente, os condomínios têm a vantagem de oferecer o mesmo espaço físico compartilhado entre os principais envolvidos na comunicação: os moradores. É uma vantagem própria da comunicação condominial.

Elevador: área de circulação praticamente obrigatória para os moradores. Como suporte, pode ser usado um pequeno mural ou uma TV específica para ambientes corporativos.

• Use para: questões mais urgentes, recados importantes, textos pertinentes aos assuntos do condomínio.

Garagem: por razões diversas, há pessoas que têm o hábito de sair de casa somente com seus veículos. Vale aproveitar esse ambiente, mas não deve ser o único espaço de informação quando o assunto for mais abrangente.

• Use para: reforçar mensagens que já estão afixadas em outros canais.

Hall de entrada do prédio: é local de grande circulação de condôminos, porém, pode ser que alguns não vejam por saírem apenas de carro. Por ser um espaço nobre do prédio, é importante que seja uma comunicação bem atrativa e simpática.

• Use para: dar espaço aos prestadores de serviço fazerem suas comunicações, se for relevante para os moradores. Por exemplo, o convite de empresas de segurança para moradores que queiram conhecer a operação de uma base de portaria remota.

Áreas de lazer: com tantas opções de lazer nos edifícios, como piscinas, espaços gourmet, churrasqueiras, salas de ginástica, entre outros, é importante deixar claro o comportamento esperado naquele ambiente.

• Use para: regras de uso dos ambientes compartilhados.

Circular: é um dos meios mais tradicionais de comunicação e deve ser considerado. Pode ser uma folha de papel impressa deixada na portaria, na caixa de correio dos moradores ou enviada por baixo da porta de cada residência.

• Use para: notas diversas, avisos, relatórios de gestão, informações sobre serviços, orientações sobre boas práticas, entre outros.

Comece já sua comunicação condominial

São muitas as possibilidades de comunicação interna em um condomínio. No início do trabalho, não é necessário ativar todos esses canais sugeridos de uma só vez. É preciso avaliar o que funciona para a realidade de cada local.

Envolva os moradores nesse planejamento. Escolham juntos quais os canais mais interessantes e quais informações serão repassadas. Faça reuniões periódicas para tratar de pequenos problemas ou para propor novas ações, com uma pauta bem definida e horário de começo e fim, para não se estender além do necessário.

A comunicação condominial é aliada da segurança. É importante o síndico sempre relembrar as regras de convivência que garantem a segurança de todos e manter as recomendações à vista. Por exemplo, com uma solução de portaria remota, não se pode empurrar as portas pois elas são automatizadas; não se pode deixar outras pessoas entrarem com você na eclusa, se não as conhece; e, no portão veicular, não se pode entrar no “vácuo” de outros carros por uma questão de segurança e de preservação da estrutura do prédio.

Uma boa comunicação condominial é um grande passo para uma gestão mais eficiente. Isso traz transparência e aumenta a capacidade participativa dos moradores. Quanto mais informações estiverem disponíveis, melhor o entendimento dos direitos e deveres de cada um, e menos dor de cabeça para o síndico.

Fonte: Kiper