Há muitos anos, fui apresentado a uma ferramenta da qualidade total chamada Análise de Causa Raiz, também conhecida como a técnica dos 5 porquês. Ela foi desenvolvida pelo engenheiro mecânico Taiichi Ohno, considerado o principal responsável pela elaboração do Sistema de Produção Toyota. Seu objetivo principal é encontrar a razão exata que causa um certo problema, fazendo uma sequência de perguntas, começando com “por que”.

Essa técnica revela que, geralmente:

• No 1º porquê, encontramos um sintoma;
• No 2º porquê, encontramos uma desculpa;
• No 3º porquê, encontramos um culpado;
• No 4º porquê, encontramos uma causa;
• No 5º porquê, encontramos a causa raiz.

Vamos ver se é isso mesmo.

Pergunta 1: Por que o condomínio está tão decadente, tão maltratado, com aspecto de abandono?

Resposta 1: Porque nunca sobra dinheiro pra nada.

Pergunta 2: E por que nunca sobra dinheiro pra nada?

Resposta 2: Porque não há o menor planejamento ou controle financeiro neste condomínio.

Pergunta 3: Por que não há planejamento ou controle financeiro?

Resposta 3: Porque o síndico não administra adequadamente.

Pergunta 4: Por que ele não a administra adequadamente?

Resposta 4: Porque não faz previsão orçamentária, não controla a inadimplência…

Pergunta 5: E por que vocês não elegem alguém que saiba, queira e tenha disponibilidade para fazer isso com competência?

Resposta 5: Boa pergunta…

Parece que a técnica funciona…

Uma das deficiências mais recorrentes da comunidade chamada massa condominial é a ausência de perguntas básicas e estruturantes como estas, além de uma certa apatia tipo “ah, isso não tem jeito mesmo…” e – infelizmente – uma boa dose de amadorismo e incompetência. Pronto, falei.

Quando o condomínio se coloca no divã e se analisa de forma honesta e sincera como grupo, muitas vezes descobre que a origem da maioria dos seus problemas está em mecanismos psicológicos que sabotam o seu desenvolvimento. Não é meu objetivo falar deles aqui (em breve, em novo artigo), e sim oferecer essa ferramenta absurdamente simples para que o síndico lidere um movimento de mergulho para dentro das questões mais essenciais que travam a evolução e resolução de problemas do condomínio. Isso é de extrema importância para que o condomínio pare de atacar a febre, e passe a tratar da doença – algo muito comum em administrações empíricas, que são até bem intencionadas, mas sem nenhum preparo sem método, sem critérios ou ferramentas. O resultado, quase sempre, é uma enorme perda de tempo, de recursos e muito, muito desgaste.

Há um trecho fantástico do livro “O poder do Hábito”, de Charles Duhigg, que ilustra bem isso. Ela conta a história do turnaround da Alcoa, uma siderúrgica que estava em decadência, e por isso buscou no mercado um novo presidente para reerguê-la à posição de liderança no mercado. No dia do discurso de posse, Paul O’Neill, o presidente, disse, em poucos minutos, que sua prioridade seria tornar a empresa a mais segura do mundo. Reduzir os acidentes a zero. Ele estabeleceu que queria ser informado pessoalmente sobre qualquer acidente em no máximo 24h. Ninguém entendeu nada. Um discurso que normalmente falaria sobre aumento das margens e da eficiência, competitividade, capilaridade, produtividade, novas plantas etc. etc., falar sobre SEGURANÇA?? Como assim?

Mas Paul O’Neill tinha claro qual era o hábito transversal que mudaria tudo. Para conseguirem reportar os acidentes em até 24h, isso exigiu uma mudança completa na estrutura de comunicação interna da empresa, tornando-a muito mais ágil, trazendo a alta direção mais para perto do chão de fábrica e reduzindo níveis hierárquicos. Isso permitiu que as decisões pudessem ser tomadas de forma mais assertiva, com a participação de atores operacionais e táticos, aumentando a sua eficácia. Ao focar em segurança, o nível de acidentes despencou, reduzindo drasticamente o absenteísmo por dispensa médica e o custo com indenizações e substituições, as ações trabalhistas movidas contra a empresa, a animosidade do sindicato, as paradas da produção… Houve intensificação do investimento em treinamento, o que aumentou a eficiência e a qualidade dos processos. Isso também acabou atraindo os melhores talentos do mercado para a empresa e, para resumir, ela logo voltou ao topo.

Esse é um excelente exemplo do resultado da análise da causa raiz. Ao encontrar a origem do problema a agir corretivamente, todos os demais problemas que derivam dele tendem a ir se corrigindo quase que naturalmente.

E aí, qual a causa raiz dos problemas do seu condomínio?