A gestão condominial engloba gerenciar diversas atividades, tais como as manutenções do prédio, atividades operacionais, contabilidade, assembleias etc.

Ao escolher morar em condomínio é preciso ter ciência de que será necessário exercitar o respeito, a paciência e o bom senso.

Quem assume a função de síndico do condomínio poderá adotar diversas estratégias, mas sempre buscando promover a transparência na execução da sua gestão.

E as assembleias são essenciais e indispensáveis para o bom funcionamento das rotinas dos condomínios em geral.

A legislação dispõe que:

“Art. 1.347. A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.

Art. 1.348. Compete ao síndico:

VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;”.

Embora participar das assembleias condominiais não seja obrigatório aos condôminos, a ausência destes importa na concordância automática com as decisões aprovadas.

E atentando-se para alguns cuidados básicos na preparação da assembleia é possível evitar impasses desnecessários, como por exemplo uma anulação. 

Vejamos então os preparativos básicos para uma reunião de sucesso:

O principal preparativo de uma assembleia condominial é a convocação de todos os condôminos, por isso os preparativos devem ocorrer com razoável antecedência, já que precede a assembleia o edital de convocação com a ordem do dia, ou seja, com os itens de deliberação.

Na prática, geralmente utiliza-se de 30 (trinta) a 45 (quarenta e cinco) dias para preparar-se a realização de uma AGO, porém tratando-se AGE, deve-se observar um prazo mínimo razoável.

Outro preparativo básico que deve ser observado é em relação aos quóruns e neste sentido tratando-se de AGO temos:

“Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno”.

Já o quórum para AGE é o previsto na convenção de cada condomínio.

Ainda, o artigo 1.352 dispõe que: “Salvo quando exigido quórum especial, as deliberações da assembleia serão tomadas, em primeira convocação, por maioria de votos dos condôminos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais”.

Como se vê, o quórum, salvo os exigidos por lei, como por exemplo no caso do artigo 1.349 (destituição) e 1.351 (alteração da convenção), serão tomados em primeira convocação por maioria absoluta (50+1) dos presentes, em segunda convocação por maioria simples (dos presentes).

Quando houver participação nas assembleias através de procurações é essencial conferir se há poderes específicos para aquela assembleia, sendo que o ideal é uma procuração para cada reunião, devendo constar o dia e a pauta do dia, reconhecendo firma do mandatário.

É preciso ficar atento, pois as procurações devem obedecer o Código Civil, ou seja, dar ao constituído os poderes necessários para discutir e deliberar sobre as pautas da convocação do edital. 

Na prática, o que vemos são procurações gerais com amplos poderes para discussão e deliberação, porém, por cautela, recomenda-se que as procurações confiram poderes especiais e expressos para a pauta específica, obedecendo assim o parágrafo primeiro do artigo 661 do Código Civil:

“Art. 661. O mandato em termos gerais só confere poderes de administração.

• 1º Para alienar, hipotecar, transigir, ou praticar outros quaisquer atos que exorbitem da administração ordinária, depende a procuração de poderes especiais e expressos”.

Inclusive, o próprio síndico pode passar um modelo de procuração aos condôminos evitando qualquer problema futuro.

Toda assembleia condominial, seja ordinária ou extraordinária, deverá ser resumida em uma ata, documento extremamente importante, por isso deve ser clara e objetiva, pois é através dela que serão validadas as deliberações, servindo esta de prova das decisões da reunião.

A ata deverá ser elaborada pelo secretário da assembleia e assinada por ele e pelo presidente. 

Esses são apenas alguns dos preparativos básicos que o síndico deve atentar para evitar transtornos quanto a realização de suas assembleias condominiais.

Preparar e realizar uma assembleia condominial não é tarefa fácil, por isso o planejamento é fundamental!