Administração de condomínios envolve não apenas a gestão cotidiana de despesas, manutenções e relações com os condôminos, mas também o cumprimento de obrigações legais e fiscais. 

Dentre essas obrigações, uma das mais importantes é a atualização dos dados do responsável legal junto à Receita Federal, ou seja, do Síndico. 

Este procedimento é fundamental para garantir a regularidade fiscal do condomínio e evitar complicações administrativas. 

Neste artigo, abordaremos quem é considerado o responsável legal, por que a atualização é obrigatória e como realizar esse procedimento corretamente.

Responsável Legal pelo Condomínio

O responsável legal pelo condomínio é o síndico eleito em assembleia geral, conforme previsto no artigo 1.347 do Código Civil. 

O síndico atua como representante legal da pessoa jurídica que é o condomínio e é o encarregado de responder civil e criminalmente pelos atos de gestão condominial.

É o síndico quem assina contratos, representa o condomínio em juízo ou fora dele, responde por questões trabalhistas, fiscais e tributárias.

Além disso, também é o responsável por manter os dados cadastrais atualizados junto aos órgãos competentes, especialmente a Receita Federal.

Importância da Atualização do Cadastro na Receita Federal

Ao assumir o mandato, o novo síndico precisa ser registrado como responsável legal no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) do condomínio. 

Entenda por que essa atualização é fundamental:

• Garantir a validade de operações bancárias e fiscais;
• Evitar inconsistências e pendências junto à Receita Federal;
• Permitir a emissão de notas fiscais quando necessário;
• Assegurar a regularidade do condomínio em auditorias e processos judiciais;
• Evitar multas administrativas por falta de atualização cadastral.
  

Saiba quais os principais dados que o Síndico precisa atualizar

Sempre que houver eleição ou substituição do síndico, é dever do representante legal atualizar os seguintes dados:

• Nome do novo responsável legal;
• Receita Federal Digital (gov.br) CPF e RG do síndico;
• Endereço para correspondência;
• Data de início do mandato;
• Documento que comprove a eleição (ata registrada em cartório).

Essas informações são inseridas na base de dados da Receita Federal, por meio do Documento Básico de Entrada (DBE) e da Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ).

Passo a passo para realizar a atualização do Síndico

O procedimento pode ser realizado por meio do site da Receita Federal, seguindo os seguintes passos:

1. Preencher o Programa Gerador de Documentos (PGD CNPJ) ou utilizar o sistema Coletor Nacional;
2. Gerar e assinar digitalmente o DBE;
3. Anexar os documentos obrigatórios, como:
   • Cópia da ata da assembleia que elegeu o síndico (registrada em cartório);
   • Documentos pessoais do síndico;
   • Comprovante de endereço do condomínio;
4. Protocolar o pedido via ou presencialmente em uma unidade de atendimento (caso exigido);
5. Aguardar o deferimento e a atualização dos dados referentes ao CNPJ.

É recomendável que o processo seja acompanhado por um contador, administradora de condomínio ou advogado, para garantir a correta instrução do pedido.

Prazos e consequências pela falta de atualização dos dados do Síndico

A atualização deve ser feita imediatamente após a eleição do novo síndico. 

A não realização traz diversas consequências, como por exemplo:

• Impedimento para movimentação de contas bancárias;
• Impossibilidade de regularização de obrigações fiscais e previdenciárias;
• Invalidação de contratos assinados por quem não consta como responsável legal;
• Multas aplicadas pela Receita Federal;
• Dificuldades em relações judiciais e extrajudiciais.
  

Além dos dados referentes ao CNPJ, o condomínio também deve manter organizados:

• Livros de ata das assembleias;
• Comprovações de eleição do síndico;
• Regimento interno e convenção condominial registrados;
• Contratos com fornecedores e funcionários;
• Declarações fiscais obrigatórias (DIRF, DCTFWeb, EFD-Reinf etc.).
  

Manter a documentação em ordem facilita em casos de fiscalizações e garante a gestão transparente do condomínio.

A atualização dos dados do síndico junto à Receita Federal é uma exigência legal e um dos pilares da boa administração condominial. 

A regularidade cadastral garante o funcionamento financeiro, fiscal e jurídico do condomínio, evita sanções e reforça a credibilidade da gestão.