Área de passagem entre moradores e funcionários, a portaria do condomínio requer uma dose extra de atenção e cuidado. Portanto, quando o assunto é segurança, este local é considerado a linha de frente para o síndico.

A falta de regras e procedimentos pode impactar diretamente na sensação de segurança no dia a dia dos condôminos podendo abalar, inclusive, a harmonia no condomínio.

Ter uma portaria eficiente, segura e que o porteiro esteja preparado para lidar com os desafios do ambiente é uma tarefa desafiadora para qualquer gestor. Porém, não é impossível.

Pensando nisso, abordamos ao longo desse artigo alguns dos principais erros a serem evitados na portaria do condomínio.  

 1. Falta de orientação ao porteiro

A falta de capacitação e treinamento dos colaboradores é um dos principais entraves para uma portaria segura. Por mais que a tecnologia tenha mudado radicalmente a portaria dos condomínios, o porteiro ainda é uma função imprescindível.

Não deixe de repassar as regras do local e instruí-lo a cumpri-las exatamente como foram escritas é o primeiro passo para contar com uma portaria segura.

Leia mais: Os disfarces mais usados por assaltantes de condomínio

2. Não definir regras de funcionamento

 A ausência de normas pode acarretar em erros por parte dos moradores. Mas também pelo porteiro, que não terá algo concreto para guiar o seu trabalho. E se as regras não existem, ou não forem claras, quando o morador descumpri-las o síndico não poderá fazer nada. Logo, isso se torna um enorme problema para todos os moradores.

É fundamental que sejam estabelecidas regras visando à segurança da portaria. Documentos como deveres do porteiro, cadastro de prestadores de serviços e recebimentos de encomendas são o básico para o funcionamento de qualquer portaria segura.

Observe a portaria do seu condomínio e elabore um plano de ação que leve em conta as particularidades do empreendimento.

3. Desvio de tarefa do porteiro

Isso é mais frequente em residências onde o porteiro é um funcionário antigo e muito bem quisto por todos os moradores. Logo, uma saída rápida para realizar alguma tarefa que não é sua, como carregar um pacote para o morador, pode ser o suficiente para a entrada de desconhecidos dentro do prédio.

Por isso, mais uma vez, a importância da criação de regras. Não hesite em deixar claro para moradores que a função primordial do porteiro está relacionada a observação da entrada e saída de pessoas. O síndico deve estar atento a esse respeito e repassar também ao porteiro.

Leia mais: Acúmulo de função dos funcionários: procure evitar essa prática

4. Deixar de investir em equipamentos de segurança

 Embora o porteiro seja o principal ativo de segurança de uma portaria, dispor de equipamentos como câmeras, sistemas de identificação e softwares que facilitam o controle de entrada e saída de pessoas, ajuda no dia a dia do colaborador.

Muitas vezes o porteiro é responsável por abrir e fechar mais de um portão (pedestre e carro). E é muito comum que esses portões não estejam localizados próximos. Daí, entre outras situações, a importância da tecnologia para auxiliar o porteiro.

Não investir em equipamentos de segurança e deixar tudo nas costas do porteiro é um erro comum e muito perigoso.

5. Terceirizar o serviço com foco exclusivamente no preço

 A terceirização de serviços pode ser uma excelente opção para melhorar os serviços prestados dentro do condomínio reduzindo custos. Porém, por outro lado, se a escolha da empresa não for feita de forma rigorosa, seguindo uma série de normas estabelecidas a priori, o síndico poderá estar colocando em risco os moradores e o seu patrimônio.

Na hora de contratar uma empresa terceirizada para fazer o serviço de portaria, o gestor deve estar atento para a qualificação dos profissionais, a rotatividade dos funcionários e a idoneidade da empresa.

Contratar uma empresa visando somente à diminuição dos custos é sinal de que algo vai dar muito errado. E como se sabe, com a portaria do condomínio não se brinca.

Por: Guilherme de Paula Pires

Redação Viva o Condomínio

Em respeito à Lei de Direitos Autorais (Lei 9.61098), este conteúdo pode ser copiado e compartilhado, desde que sejam citados o autor e a fonte original. O plágio é proibido e passível de punição, de acordo com o artigo 184 do Código Penal, que prevê pena de três meses a um ano, ou multa.