Assembleia de Condomínio: Como redigir corretamente a Ata

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As Assembleias de Condomínio são indispensáveis à vida condominial, uma vez que tratam sobre assuntos de interesse comum.

O Código Civil dispõe que: “Art. 1.334. Além das cláusulas referidas no artigo 1332 e das que os interessados houverem por bem estipular, a convenção determinará: a competência das assembleias, forma de sua convocação e quorum exigido para as deliberações;”.

A convocação é o instrumento legal destinado à publicidade do ato, o que obriga a descrição da “ordem do dia”, a qual será transcrita para a ata da respectiva assembleia.

Logo, as assembleias não podem deliberar sobre tema diverso daqueles constantes na convocação, sob pena de violar esta publicidade.

Isso porque, a ausência de clareza fere a legalidade e ofende o direito dos condôminos de serem previamente informados sobre a pauta.

Como redigir corretamente a ATA da Assembleia de Condomínio

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Toda assembleia de condomínio, seja ordinária ou extraordinária, deve ser resumida em uma ata.

‌A ata da assembleia é um dos documentos mais importantes do condomínio, pois através dela é validada a ordem do dia, servindo de prova do que foi, quando foi e como foi deliberado.

‌Desta forma, existem alguns cuidados básicos para que a ata da assembleia tenha plena validade.

Ao redigir a ata deve-se reproduzir o que aconteceu durante a assembleia, contendo, por exemplo, discussões, apuração de votos e, se for o caso, obediência a quórum específico.

Os itens da pauta do dia devem ser especificados, bem como o que foi deliberado sobre cada um, ou seja, sem acréscimos ou negligências.

Ao redigir a ata da assembleia não é necessário prolongar sobre os assuntos, porém é importante o registro do que foi resolvido sobre cada um, incluindo protestos, se houver.

Atenção: é indispensável constar se as deliberações foram aprovadas(ou não) obedecendo os quóruns qualificados e demais procedimentos legais e convencionais.

Podemos citar como exemplo, quando o envio do edital de convocação passa a ser também por meio digital, assim, ao redigir a ata fazer constar a alteração da convenção e/ou data da assembleia que deliberou e aprovou o procedimento.

Desta maneira, é comprovado que a finalidade do ato convocatório foi devidamente cumprida, inexistindo qualquer vício.

Além disso, ficará comprovado também o cuidado com o dever de transparência e informação em relação aos condôminos, sendo o ato convocatório, perfeitamente, válido.

3 Questões sobre Débitos Condominiais a serem observadas ao redigir a Ata

Como vimos, a eficácia e validade das deliberações da assembleia de condomínio dependem da observância de regras, devendo estas constarem em ata.

Assim, ao redigir a ata da assembleia, é necessário observar:

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• Abordagem: abordar a questão de condôminos inadimplentes é assunto delicado, porém, não há possibilidade de ocultação destes inadimplentes, tendo em vista o dever de prestação de contas da gestão aos condôminos, assim, necessário redigir a ata de maneira clara, demonstrando a transparência na gestão neste assunto.

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• Interesse da Coletividade: a falta de pagamento de qualquer cota condominial influencia diretamente na cota dos demais, sendo os débitos condominiais certos desde que previstos na convenção ou deliberados em assembleia, bem como líquidos se constarem, de forma expressa, o seu valor, sendo exigíveis desde que vencidos. Cuidado ao redigir a ata!

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• Dano Moral: ao tratar da inadimplência é preciso bom senso e, muita, mas muita atenção quanto a excessos e exposição dos devedores, assim, ao redigir a ata, sugere-se, não citar o nome dos condôminos inadimplentes e sim o número das unidades, pois dívida condominial é vinculada ao imóvel e não a pessoa.

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Por isso, ao elaborar o edital de convocação para assembleia condominial quanto mais objetivo sobre aos assuntos que serão deliberados melhor, facilitando o momento de redigir a ata.

O livro de atas do condomínio deve conter todas as atas das assembleias realizadas e ser disponibilizado a qualquer condômino, quando solicitado, sempre obedecendo a protocolos de segurança de documentos condominiais.

Não é obrigatório o registro da ata em Cartório de Títulos e Documentos, salvo determinação na convenção do condomínio.

O responsável por redigir a ata é o Secretário, sendo esta assinada por ele e pelo Presidente, ambos escolhidos dentre os presentes na assembleia.

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E você, costuma ler a ata das assembleias do seu condomínio?